Időmenedzsment módszerek

 Halogatós típus vagy? Könnyen túlvállalod magad? Akkor ez neked szól!

Biztos veled is előfordult már, hogy hirtelen több mindennel kellett foglalkoznod és azt sem tudtad, hol áll a fejed, vagy mivel kellene kezdeni az egészet.

Végül inkább hagyod a csudába, majd holnap nekiállsz, addig “kitalálod, mi legyen”.

Ez jól hangzik, de a valóságban ez nem így működik.

Ezzel elkezdődik a halogatás folyamata, és ahelyett, hogy belevágnál és szép sorban megoldanád a feladatokat, inkább olyan, mintha visszafelé lépkednél.

Összegyűjtöttünk neked pár hasznos tippet és tanácsot, hogy hogyan kerüld el ezeket a helyzeteket. Nem kell mást tenned, csak alkalmaznod őket és hatékony időmenedzsment módszert építened a mindennapjaidba!

1. lépés: Priorizálj!

Ha előre látod a következő heti feladataidat, akkor célszerű már hétvégén elkészíteni egy feladatlistát, ahol a munkád jelentőssége és a kiszabott határidő alapján tudsz priorizálni.

Erre tökéletes segédeszköz az időmátrix, amivel a teendőket fontosság és sürgősség szerint lehet kategorizálni.

Ezen két tényező alapján 4 csoportra bonthatjuk a feladatokat:

  • Sürgős és Fontos
  • Sürgős, de nem Fontos
  • Fontos, de nem Sürgős
  • nem Sürgős és nem is Fontos

Most elemezzük szét ezt a 4 csoportot:

  1. Sürgős és Fontos kategória:

Ebbe tartoznak azok a feladatok, amik elkészítése halaszthatatlan, és szűkös a határidő is, amikorra készen kell lennie.

  • Sürgős, de nem Fontos kategória:

Ide sorolhatók az olyan feladatok, amiket nem lehet elhalasztani, de fontosság szempontjából később is ráérne, pl.: egy megbeszélés vagy egy találkozó.

  • Fontos, de nem Sürgős kategória:

Az a célunk, hogy a feladatok nagy része ebbe a kategóriába kerüljön. Ide tartozhat pl.: a számlabefizetés.

  • nem Sürgős és nem is Fontos kategória:

Ezek a tipikus “ráér majd holnap” feladatok, vagyis amik esetében nem gond az sem, ha csúszik egy-két napot, hetet az elkészítése.

2. lépés: Kalkulálj a teendőid idejével!

A teendőid idejének becslése fog segíteni abban, hogy átlásd, mennyi időt vesznek igénybe az adott napra betervezett feladatok. Ebből azt is látni fogod, hogy mennyi feladatot tudsz elvégezni egy nap alatt. Ha nagyon ügyes vagy, akkor a csúszás idejével is számolhatsz. Magyarul, olyan vagány időninja vagy, hogy már  el is kezdted használni az időmenedzsmentet!

3. lépés: Merj NEM-et mondani!

Fontos, hogy tudj “Nem”-et mondani egy váratlanul felmerülő feladatra. Nehéz, de muszáj, mert ez biztosítja azt, hogy minden a tervek szerint haladjon és ne vállald túl magad.

Viszont az elengedhetetlen, hogy tudj különbséget tenni a “halaszthatatlan” és a “még ráér” dolgok között, és, hogy tudd  mikor mire kell nemet mondanod.

4. lépés: Ne tervezd be 100%-ra a napod!

Váratlan események bármikor közbejöhetnek, ezért sem szabad egy napodat teljesen betáblázni. Időt kell hagyni egy hirtelen felmerülő probéma vagy egy sürgős ügy megoldására. Az a legjobb, ha semmi ilyesmi nem történik, akkor a nap további részében lazíthatsz, de ha forr benned a tettvágy, akkor nyugodtan kezdj bele a másnapi feladataidba.

5. lépés: “Amit ma megtehetsz, …” Tedd is meg és ne halogasd!

A legutálatosabb dolog tud lenni, mikor olyan feladatot kell elvégezni, amit a hátad közepére se kívánsz. De ki más csinálná meg helyetted? Ilyenkor annyit tudsz tenni, hogy lenyeled a békát, és minél hamarabb nekiállsz. Ezeket nem szabad halogatni, mert később se lesz könnyebb, ess túl rajta mielőbb, és egy gonddal kevesebb.

6. lépés: Fontos, hogy kommunikálj!

Egy felettes vagy egy új ügyfél által kiosztott feladat elvégzésénél sokszor vannak ködös részek; mire gondol pontosan, mit vár el, és hasonlók. Egy feladat érthetősége és pontos leírása kulcsfontosságú ahhoz, hogy helyesen legyen elvégezve és ne legyen csúszás. Ha valami nem világos, bátran kérdezz rá, ne a beszámoló során derüljenek ki ezek a hiányosságok, mert az már konfliktushoz és kései leadáshoz vezethet. A folyamatos kommunikációval elkerülhetőek a félreértések, valamint szépen felépített időmenedzsmentedben sem okoz károkat.

7. lépés: Tedd szokássá és válj “időmenedzsment guruvá”!

A megvalósítás kulcsa a jó tervezés. Egy jól elkészített feladatlistával nem lesz többé gondod az idővel. A becslésekkel látni fogod, mire mennyi idő kell, hagyj magadnak réseket egy hirtelen feladatra vagy problémára és nem érhet meglepetés. Az elején tudatosan figyelj rá, hogy minden napra csináld meg az időbeosztásod, és később már rutinból fog menni!

Vannak, akiknek az a módszerük, hogy este lefekvés előtt megtervezik a másnapjukat, priorizálva a teendőket és így nem kattog az agyuk alvás helyett, reggel pedig azonnal tudják, hogy mihez fogjanak és milyen sorrendben végezzék el a feladatokat.

Ez is egy jó módszer lehet. Próbáld ki a különböző módszereket és találd meg a legtesthezállóbbat!

Összefoglalás:

Érdemes egy esélyt adni a feladat tervezésnek, nagyban megkönnyítheti az életed és elfelejtheted a csúszásokat és a szrvezetlenség egyéb negatív kihatásait..

Kezdetben használj papírlapot vagy egy füzetet, és sikerként fogod megélni, mikor egy feladatot kihúzhatsz róla és látod, hogy a számuk egyre csökken. Majd a nap végén akár ki is tépheted és a kukába dobhatod, ezzel jelképes győzelmedet ünnepelve, hogy nem fogtak ki rajtad és sikerült mindent teljesíteni, amit elterveztél!

Áttérhetsz az elektronikus rendszerre is, amely rengeteg felesleges körtől kímél meg.

A lényeg, hogy ne hagyd abba  és váljon az időmenedzsment is egy szokássá!

A TimeBeeZzel eredményesebbé teheted vállalkozásodat és megkönnyítheted saját magad és kollégáid munkavégzését!

  • átláthatóbb időmenedzsment
  • kevesebb lemondás és bevételkiesés
  • több (elégedett) ügyfél, vendég

Mit szólsz, megnézed az INGYENES próbaverziót? ☺

Elmaradozó vendégek, akik még csak le sem mondják időpontjukat

Hatékony időgazdálkodás szépségszalonoknak: mutatjuk, mi a megoldás!

Szépségiparban dolgozóként biztosan Neked is ismerős az alábbi szituáció: a vendég lelkesen időpontot kér Tőled. Mindent megbeszéltek, ám, mire eljön az idő, se híre, se hamva az illetőnek. Se egy telefon, se egy e-mail, mintha egyszerűen köddé vált volna… Te pedig majd felrobbansz az idegtől, hiszen a megbízhatatlan vendég helyett egy másikat is tudtál volna fogadni, aki valóban meg is jelenik a szalonodban, és KIFIZETI a szolgáltatást.

Mégis, miért történik meg ez (olyan gyakran)?

  1. a vendégek nehezen veszik a fáradtságot, hogy az időpontot lemondják

Sajnos ilyen az emberi természet. Azzal, hogy nem mennek el, nem az Ő életük, komfortérzetük, bevételük…stb. lesz rosszabb. Ez inkább Neked (és kollégáidnak) fontos. Egy másik, gyakori vendégtípus, aki a háta közepére sem kívánja a telefonálgatást – ez főleg az Y generációra jellemző (20-as, 30-as korosztály), akik inkább az online világban élnek, mindenkivel ott tartják a kapcsolatot. Ráadásul telefonon valamivel személyesebb kontaktus teremthető, és sokan nem szeretnének „magyarázkodni”, „mentegetőzni”.

  • szimplán csak elfelejtik a találkozót

Lehet, hogy már lassan 2 hete annak, hogy a vendég lefoglalta Nálad időpontját. És ennyi idő alatt bizony rengeteg minden történik. A hétköznapok mókuskerekében sokszor még arra sincs kedv, idő vagy energia, hogy feljegyezzék a kezelés időpontját telefonjukba vagy naptárukba. Ez a szomorú igazság.

Nem kell aggódnod, van megoldás!

A fenti szituációk elkerülése érdekében fontos, hogy minél több eszközt adjunk az emberek kezébe. A TimeBeeZzel véget vethetsz az ilyen helyzeteknek és jelentősen csökkenteni tudod a lemondások számát, ezáltal minimalizálhatod a bevételkiesést.

Online időpontfoglaló és vállalkozás menedzsment szoftverünket azzal a céllal fejlesztettük, hogy megkönnyítse a szolgáltatói szektorban dolgozók mindennapjait. Mindezt úgy, hogy egy egységes rendszerben váljon lehetővé a vállalkozások idejének, pénzügyeinek és készleteinek kezelése, nyomon követése.

Időgazdálkodás hatékonyan: hogyan csökkenthetők a lemondások a TimeBeeZ használatával?

  • Előleg kérése

Lehetőséged van előleget kérni, mellyel minimalizálhatod, vagy akár teljes mértékben elkerülheted a lemondásokat és az abból fakadó bevételkieséseket.

  • Értesítések, emlékeztetők

A TimeBeeZ amellett, hogy segíti a helyes időgazdálkodást, értesítést, emlékeztetőt küld vendégeid számára az időpontjuk közeledtével. Személyre tudod szabni, hogy a foglalt időpont előtt pontosan mikor kerüljön kiküldésre ez az emlékeztető.

  • Időpont módosítása

A vendég egyszerűen át tudja helyezni meglévő foglalását egy másik időpontra, mindenféle kínos magyarázkodás vagy indoklás nélkül. Tehát itt nem lemondás történik, hanem új időpontot kér az illető.

  • Felhasználóbarát felület:

A TimeBeeZ felületét tervezve az egyszerűségre és az átláthatóságra törekedtünk. Ennek ellenére természetesen akadhatnak olyan vendégek, akik nem szívesen használnának online foglalási rendszert. Ennek megoldásaként megalkottunk egy olyan funkciót, hogy Te, mint szolgáltató tudj az ügyfeled nevében időpontot foglalni saját naptáradban.

A TimeBeeZzel tehát nem csak az időgazdálkodás válik sokkal hatékonyabbá, de az elmaradozó vendégek valamint a lemondások száma is lényegesen csökkenthető. Ez pedig egy nélkülözhetetlen lépés ahhoz, hogy vállalkozásod szárnyra kapjon.

Hiszed, ha látod? – Teszteld a TimeBeeZt 30 napig INGYEN!

0 hozzászólások

Válasz

Szeretnél te is hozzászólni?
Regisztrálj ingyenesen!

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail-címet nem tesszük közzé.