A rendezvényszervezés egy olyan tevékenység, amely sok kihívást és felelősséget jelent. Egy sikeres rendezvény megvalósítása nemcsak a résztvevők számára nyújt értékes élményt, hanem a szervezők hírnevét és nem elhanyagolhatóan a bevételét is növeli.

Azonban a rendezvényszervezés nem egyszerű feladat: sok tényezőt kell figyelembe venni, mint például a helyszín, az időpont, a program, a jegyértékesítés, a kommunikáció, az adminisztráció, a biztonság és a visszajelzés.

A konferenciák pedig még különlegesebb rendezvények, amelyek magasabb szintű szakmai ismereteket és technikai megoldásokat igényelnek. Egy konferencia célja általában az, hogy egy adott témában vagy területen információt és tudást, illetve a tudásra alapozott módszerekket osszanak meg az érdeklődőkkel, valamint kapcsolatokat építsenek ki egymással. Egy konferencia általában több párhuzamos eseményt tartalmaz, mint előadások, bemutatók, workshopok vagy műhelyek. Ezen kívül egy konferenciára általában többféle jegyet lehet vásárolni, amelyek eltérő szolgáltatásokat nyújtanak a résztvevőknek.

Mindezek azt jelentik, hogy egy konferencia szervezése nem egyszerű bejelentkezési vagy jegyértékesítési szoftverrel megoldható. A rendezvényszervezés olyan speciális foglalási szoftver alkalmazását teszi szükségessé, amely képes kezelni a különböző típusú és időpontú eseményeket, valamint a különböző szintű jegyeket. Ezen felül egy konferencia szervezőjének hatékonyan és biztonságosan kell kommunikálnia a résztvevőkkel, valamint nyomon követnie az adminisztratív és pénzügyi folyamatokat.

Erre a problémára nyújt megoldást a TimeBeeZ, amely egy olyan online foglaló rendszer, amely gondos kialakítása alkalmassá teszi konferenciák és rendezvények teljes körű szervezésének támogatására. A TimeBeeZ alapvetően foglalások nagyon különböző változatait képes egyidejűleg kezelni és ez a rendkívül rugalmas kialakítás teszi alkalmassá a konferenciák teljes körű kezelésére.

A TimeBeeZ segítségével egy konferencia szervezője könnyedén létrehozhatja és menedzselheti a konferencia eseményét, amelyen bemutathatja a konferencia célját, programját, előadóit és partnereit. A weboldalon keresztül lehetősége van jegyeket értékesíteni a résztvevőknek, akár többféle típusban és árkategóriában is.

A jegyvásárlást követően pedig automatikusan küld egy, vagy több (beállítás szerinti időpontban és tartalommal) visszaigazoló e-mailt a résztvevőknek, amely tartalmazza a jegyüket, valamint a konferenciával kapcsolatos fontos információkat, illetve a vásárlás számláját.

A TimeBeeZ nemcsak a jegyértékesítést, hanem a jegyfelhasználást is hatékonyan és biztonságosan kezeli. A jegyek QR-kódot tartalmaznak, amelyek segítségével a szervezők ellenőrizhetik a résztvevők belépését az egyes eseményekre. A QR-kódokat akár mobiltelefonnal is leolvashatják, így nem szükséges külön hardver vagy szoftver beszerzése.

A TimeBeeZ valós időben nyilvántartja a résztvevők adatait, így a szervezők bármikor lekérdezhetik a statisztikákat és jelentéseket.

A rendezvényszervező online felület emellett kiváló kommunikációs eszköz is a konferencia szervezője és a résztvevők között. A TimeBeeZ segítségével a szervező cikkeket publikálhat a konferenciáról, amelyeket közvetlen URL-en keresztül, vagy gyűjtő URL-en keresztül, mint lista elérhetővé tehet.

Ezen kívül csoportos e-mailt vagy SMS-t is küldhet a résztvevőknek, akár minden eseményre külön, vagy általánosan. Az egyes események, mint például workshopok vagy műhelyek akár külön információs csatornákat is használhatnak a résztvevők tájékoztatására. A TimeBeeZ lehetőséget ad arra is, hogy egyedi értesítéseket küldjön a résztvevőknek tetszőleges időpontban és tartalommal, akár csatolmányokkal is. Így például emlékeztetőket, részvételi feltételeket, általános szerződési feltételeket, előzetesen kitöltendő táblázatokat, felkészülési anyagokat vagy adatbekérő űrlapokat küldhet.

A TimeBeeZ tehát egy olyan online rendszer, amely teljes mértékben megfelel a konferenciák és a  rendezvényszervezés igényeinek.  Segítségével a szervezők könnyebben és hatékonyabban tudják megvalósítani a konferenciáikat, valamint jobban tudják kiszolgálni és elégedetté tenni a résztvevőket.

A TimeBeeZ ingyenes és fizetős rendezvényszervezés megvalósítását is hatékonyan támogatja, így mindenki megtalálhatja a számára legmegfelelőbb megoldást.